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『資料整理とストーリー展開』 インスクエア ビジネスニュース Vol.703

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■━━━━━━━━━━━━━━━━━[vol.703] 2015/01/22━■
‥‥◇◆ 目次 ◆◇‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥

01:本日のコラム…「資料整理とストーリー展開」
/天川 大輔(行政書士 イノベーション経営法務行政書士事務所)

02:その他 
イベント報告:【会社を潰さない「ストックビジネス」を作る方法】
━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
01 ┃ 本日のコラム -
  ┃『 資料整理とストーリー展開 』
━━┃………………………………………………………………………
  ┃/天川 大輔(行政書士 イノベーション経営法務行政書士
  ┃       事務所)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
イノベーション経営法務行政書士事務所の天川です。

行政書士はその仕事がら、資料や記録、行政への手続書類等社内に
蓄積された書類に携わることが多いのですが、意外とよくあるのが
、結構よく知られた大きな会社でも資料の整理がうまくできていな
いこと。

同じ資料の写しがあちこちのファイルに入っていたり、(おそらく
途中で担当者が変わったのか)ある日を境に全く資料の作成・保管
ルールが変わっていたり、管理番号が統一されていなかったり。

つい先日も化粧品・医薬部外品に関する行政の実地立入調査がある
ので(薬事の世界では約5年後ごとに薬事監視官による立入調査が
あります)、一度対策するために資料を見て欲しいと問い合わせが
あったため会社をご訪問し資料を見せてもらったのですが、目の前
には見事5年間手つかずでとりあえず積み上げられた書類資料の山。
担当者も5年間の間に3人も変わってしまい(しかも全員退職。。)
、当時の状況は全く分からず。
結局、段ボール一箱強の資料を全て預り、現在は解読・解析そして
5年間分の資料作成作業中です(でも結構よくあるパターンです
(苦笑))。

このようなパターンに共通しているのが、「全体像が見えていな
い」こと。
当然と言えば当然ですが、業務の全体像、つまり仕組みやフロー
や手続間・関係者間での関係性等が見えていないと、何をどうや
って整理していけばいいのか分からないのです。
代表者本人はこの点が頭の中に入っていても、それが現場のスタ
ッフに正確に伝わっていない、理解されていないことも原因です。

また、どうしても日々の売上に直結する話ではありませんし、過
去の資料をひっぱり出してきて頭を悩ますのは普通は面倒くさく
敬遠しがち。
ついつい頭ではその必要性を感じ引っかかっていながら、どんど
ん先延ばしになってしまっていることも多いようです。

ただ、資料整理の点に限りませんが、何となくを放置していると
傷口はどんどん広がって行き、なおさら手を付けるのが億劫にな
ってしまいます。

今回ご相談があったケースのように、行政機関による査察や立入
調査がある場合には結局調査直前数日前から徹夜作業して対策し
ないといけませんし、そこまでの事情が無くても必要な資料がす
ぐに確認できる体制を作っておけば、無駄な時間の削減、業務効
率化に伴う間接的ではありますが売上への貢献、そして対応時間
の短縮化に伴う社外における信用力の向上にもつながりますので
、思い切って時間を取り、対策した方が長い目で見ればメリット
は大きいと思います。

別に私は資料整理コンサルタントではありませんが、そのような
場面でアドバイスさせて頂いているのは、「関係業務の全体像の
把握」と「ストーリー展開」を考える、ということです。

「関係業務の全体像の把握」は先ほど述べた通りですが、単に○
○の資料はAファイル、△△の資料はBファイル等機械的にマニ
ュアル化してしまうと、イレギュラーな場面に対応できませんし
、情報照合による相乗効果も出しにくくなってしまいます。

担当者とは直接関係がない業務についてであっても、自社の全体
業務の中で自身はどのようなポジションにいて、それが他のセク
ションとどういう関係にあるのか、どのような影響を与えるのか
・受けるのか、どのようなフローに組み込まれているのか等を把
握することで、プラスアルファの効果が出てきます。

ただ、やみくもに全体像を把握と言っても中々頭に入りにくい
のも事実です。

そこできっかけになるのが「ストーリー展開」です。
自社の商品がどのようなルートを辿ってお客様の手元に届くの
か、自社に入ってきた情報がどのような過程を踏んで最終対応
に行きつくのか、どのようなプレイヤーがどのタイミングで関
わっていくのか、例えばフロー等にしてみて一度考えてみる。
この時、できれば紙に書くなどして見える化すると、今まで何
となく誤魔化してきた曖昧な部分に気付くことができますので
より効果的です。

また、お客様の気持ち、関係するプレイヤーの気持ち、商品・
情報の気持ちになって色々な角度から想像・イメージしてみる
と、視点が広がります。

「全体像を把握→ストーリーを考える」というのは他にも応用
ができ、例えば分厚い専門書、勉強ための解説書・参考書、行
政の一見取っ付きにくい各種ガイドライン等を読み込む際にも
役立ちます。
(全部がそうとは言えませんが、大抵のしっかりした)書籍や
出版物は目次に作成者の意図が凝縮しています。

どの章にどのような内容が書かれているのか、どうしてその場
所・順番に書かれているのか、通常であれば全て意味があるは
ずで、読み進めるための工夫、論理関係、因果の流れが組み込
まれています。

目次は読み飛ばしてしまうことも多いですが、行間ならぬ目次
間を読み取るのも意外と面白く、かつその資料・本の理解に役
に立ったりもします(例えば「民法」、「マーケティング入門」
、「ドラッガー解説」等同じテーマにもかかわらず著者によっ
て全く構成(目次立て)が異なることも多く、個性やその著者
の哲学が出るところです)。

少し裏話ですが、対行政手続では、「〇〇という事実があった
か」ということよりも、「〇〇という事実が読み取れる『資料』
があるか」と言ったことの方が重要視されることが多いです。
極論すると、「裏付け資料無き事実は存在しない」と扱われて
しまうことも。

そのような意味でもいつ必要になるか分かりませんので、普段
から重要資料は整理して保管(法律上保管期限は5年というもの
が多いですが、できれば10年)しておくことをお勧めいたします。

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▼プロフィール:
・氏名:天川 大輔(あまかわ だいすけ) 37歳
・出身:広島県広島市
・出身高校/大学:修道高校/同志社大学法学部/広島大学大
      学院法務研究科
・所属:イノベーション経営法務行政書士事務所
    【事務所総合HP】http://www.keieihoumu.com/
    【創業支援FB】https://www.facebook.com/sougyoukigyou
・経歴:アパレル販売、経営コンサルタント会社勤務を経て
    税理士法人、行政書士法人で実績を積み、独立に至る。
    専門分野は「医療法・薬事法」、「建設業法」。
・趣味:バイク、楽器(サックス)演奏、ジャズ鑑賞、街歩き
・告知:平成26年9月17日(水)に「医療法人設立・運営セミナ
    ー」を、平成26年9月9日(火)に経営者向けセミナー
    (今回のテーマは「外国人雇用」について)を行いま
    す。ご興味ある方はご連絡下さい。

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02 ┃ その他のお知らせ
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  ┃ 1. インスクエアイベント報告
  ┃【会社を潰さない「ストックビジネス」を作る方法】
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会社を潰さない「ストックビジネス」を作る方法【IS×天狼院】】

またやって欲しいなど、参加者から高評価のセミナーとなりました。
■まず前半は、インスクエアを事例にして
『起業で失敗しない為のストックビジネスとは何か?』を理解
するための講義です。
日本の起業の現状について、各種データを分析しながら
インスクエアを生み出した経緯=ストックビジネスが生まれる
過程を紐解きます。
加えて、ストックビジネスとは反対のフロービジネスについても
短期、長期、収益性を比較しながらそれぞれの長所短所を解説。

■天狼院店主三浦さんからのするどい質問に大竹が一つ一つ答
えていきます。
「なぜ、ほとんど資金をかけずに事業が立ちあげられるのか?」
「なぜ、インスクエアは今や予約待ち状態なのか?」

三浦さんが途中で「奇跡のビジネスモデル」と評したことが印象的で
したが、その理由として「ポイントは信用は貯金です。信用は現金で
す。」と大竹が答えていました。

実際に信用が貯金だという根拠はビルオーナーのストックを有効活用
して想定以上の結果を出し続けて来たことを見てきていますので、納
得できました。

それは40歳を過ぎて起業する人の会社存続率が高い理由にもつながり
実際にどうやって信用をお金にするかのエピソード『1億の”えっ?”
』の話に会場は大いに盛り上がっておりました(笑)

詳しくはこちらのレポートをご覧下さい

http://in-sq.com/event/?p=335

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 http://in-sq.com/index.html
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