『文書管理から情報管理へ』 インスクエア ビジネスニュース Vol.463
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■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[vol.463] 2014/02/07━━━■
‥‥◇◆ 目次 ◆◇‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
01:本日のコラム…『 文書管理から情報管理へ 』
／ 藤田 幹夫（PDBマーケティング株式会社）
02:インスクエア【夜】の1時間セミナーご案内
普段聞けないこともココなら聞ける 今回は「銀行」です。
03: その他お知らせ
１ インスクエアの最新情報
・サポーターに実演販売プロモーター登場
・インスクエア上野、横浜関内のご案内
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01 ┃ 本日のコラム － 『 文書管理から情報管理へ 』
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┃ ／ 藤田 幹夫（PDBマーケティング株式会社）
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金曜担当ＰＤＢマーケティング藤田です。
日中１５度もあって、コートが邪魔になったと思っていたら、数日寒い日が続
いています。
気候は、じっと待っていれば、冬の次は春が来ます。春が来ない冬はない。
しかし、事業、経営は違います。待っていても春は来ません。
創意工夫で呼び込みます。
今日は文書管理、情報管理についてのコメントです。
今、関西の自治体が影響力を有する、現業部門中心の株式会社のコンサルティ
ングを受託しています。
現業というのは聞きなれないかもしれません、現場で行う労務といった定義に
なります。公務員の業務区分として使われ、一般語に拡張です。
現業は毎日作業が決まっています。朝４時から開始して、１２時に終了という
業務もあります。
決められた休日以外は、粛々と仕事が進みます。その過程では、品質検査、報
告書作成とかの工程もありますが、事務工程が仕事の流れを止めることはほと
んどありません。
会社としての変革を行う課題として、一般的に文書管理があります。
確かに会社ですから、小さいですが管理部門は存在し、株主、顧客、仕入先、
従業員、地域住民に対する情報交換、文書授受があります。
日常業務の断面で、探そうとした契約書が見つからない、請求金額に間違いが
あったといったトラブルはあります。
最近は「コンプライアンス」という言葉で、管理要素を強化する口実も頻繁に
出ます。管理強化はコスト、間接人員増加と同義です。
文書管理には、様々な製品が投入されてきました。
私的に強いインパクトがあったのは、電子ファイルです。日立からはHitfile
という商品名で、東芝はTosfileだったと思います。
フル構成では数千万円となるのですが、かなり売れました。
大容量の光磁気ディスクに、たくさんの書類がイメージのまま蓄積できて、必
要な書類を瞬時に検索できる。文書管理のすべての問題が解決です。
今、ごく一部のクレジット会社等を除いて、だれも使っていません。
非常に高価な「電子のゴミ箱」でした。
対象会社に戻ります。どこの会社にもあるように、倉庫で過去の書類が保管さ
れて、廃棄される期限を待っています。
もしかしたら必要となるかもしれない？
クライアントのニーズですが、効果がない投資提案はできません。
ここからの、途中検討過程は省略します。結論です。
文書管理から検討領域を拡大し、情報管理としました。
管理部門の情報だけでなく、現業からの日常業務の過程で生成される情報、社
外との文書授受、全体を対象として優先度をつけます。
生成、蓄積、利用、再利用、配布、返信、終了、廃棄サイクルを検討対象とし
ます。
廃棄待ち文書には手をつけません。そのままです。
一方で、入荷受付過程の手順そのものにITを活用した改革を行います。
現場で今までやってきた、やれてきた方式を変えていきます。
もっといい方式はないか？あります。
個別業務の改革が必須です。
文書管理システムの導入コンサルとは方向が異なってしまいましたが、経営革
新という課題実現には近づけました。
しかし、これがクライアントニーズと会っている保証がありません。
NTTのシステム提案を受け入れるための説明材料が欲しかったのかもしれませ
ん。
情報管理のキーワードはインデックス付に帰着します。
「電子のゴミ箱」は完ぺきなインデックス付加ができれば期待される機能を発
揮できました。不可能な前提は満たされないので、結果として機能しません。
技術は変わっても同じです。
文書管理システムは、「適切な」インデックス付加を求めます。
解決策は、広い意味での分類、インデックスから検索への転換です。
全文検索が可能となる環境を、日常業務の過程で蓄積していくことが実践的な
情報管理となります。
具体例を作りながら説得となります。
２月後半の課題です。
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▼プロフィール：インスクエアメルマガ編集委員、営業支援担当、起業塾塾長
・氏名：藤田 幹夫（ふじた・みきお）62歳
・出身：香川県丸亀市
・出身高校／大学：香川県立丸亀高校／京都大学理学部
・役職：PDBマーケティング 代表取締役
知恵と工夫で、コンテンツアグリゲーションを追求します。
・mail:fujita@p-db-m.com
・経歴：1974年 株式会社日本ビジネスコンサルタント 入社
1987年 兼（財）データベース白書編集委員2008年廃刊まで
2009年 PDBマーケティング株式会社代表就任（現在に至る）
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02 ┃インスクエア【夜】の1時間セミナー開催
┃普段聞けないこともココなら聞ける 「銀行の選び方使い方」
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┃ インスクエア特典：インスクエア会員【無料ご招待】
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インスクエア恒例 【夜】の1時間セミナーです。
業界の最前線でバリバリ活躍する方をこっそりお招きして、普段聞けないこと
もぶちゃけ聞いてしまおうというこの企画。
今回の最前線からの先生は、某金融機関で企業担当として活躍N氏です。
さあ【夜】たったの1時間なんでも聞いちゃいましょう。
【インスクエア夜の1時間セミナーご案内】
日時：2014年2月12日（水）19：00～20：00
会場：インスクエア池袋 ビジネスラウンジ
〒171-0022
東京都豊島区南池袋2-49-7 池袋パークビル1階
講師：スペシャルゲスト 某金融機関の現役ご担当者様
定員：10名の予定
※参加希望者多数の場合には会場変更（池袋駅前）する場合がございま
す。
参加料：一般参加者１０００円 【インスクエア会員無料】
※申し込みはこちら⇒ http://in-sq.com/other/schedule.html
ビジネスに、金融機関とのお付き合いは無くてはならないものですね、
その現場の中心でバリバリ活躍している方を講師としてお招きし、
一番気になる「融資」についてお話を聞かせていただけることになりました。
ビジネスラウンジでの開催ですので、とても近い距離で裏話も交えながらの
お話しになります。後半には、質問相談タイムも取っておりますし、
個別に相談もしやすいようにラウンジでの少人数開催としました。
お早めにお申込ください。
但し、参加希望者が多数の場合は、駅前会議室での開催となる
場合がございます。遠慮なくお申込ください。
【内容】
・銀行と信用金庫、信用組合の違い
・簡単に出来る貸出積極的な金融機関の見分け方
・的確な情報提供をしてくれるか
・借入に関してのQ&Ａ
・質疑応答
※申し込みはこちら⇒ http://in-sq.com/other/schedule.html
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03 ┃ その他のお知らせ
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┃ 1. インスクエア最新情報
┃ ２. インスクエア上野、横浜関内のお知らせ
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≪インスクエア最新情報≫
□ サポーターに目利きリスト登場 □
インスクエアには、サポーターという組織があるのをご存知ですか？
めったに出会えないその道のプロに相談できる出会いを作ります。
今回は「TVショッピングのプロ 目利き人」です。
「目利きリスト」ってなんだ？って思われる方どうぞこちらのレポートを
ご覧ください。
≪インスクエア上野、横浜関内のお知らせ≫
横浜エリアのビジネスゾーン関内に『インスクエア横浜関内』
上野駅近く不忍の池を見下ろす絶好のビジネス環境に
『インスクエア上野』がオープン。
この二つの施設には初の試み盛りだくさん
いままでのレンタルオフィスの感覚を覆すコストパフォーマンスです。
ワンランク上の大人のデザインなのに超格安
横浜関内 http://in-sq.com/kannai/index.html
上野 http://in-sq.com/ueno/index.html
窓面が多い大型施設 抜群の明るさ
低価格ハイグレードのコストパフォーマンス
Ｗ１４００の大型デスクでゆったり執務
※ただ今オープンキャンペーンを実施しています。【無料特典】多数あります
この機会に是非見学にお越しください
お問い合わせは、０３－６８６８－４３４４ まで。
★インスクエア 関連WEBサイト★
【インスクエア池袋公式サイト】
http://in-sq.com/index.html
【オフィス探しのポ－タルサイト】
http://www.at-office.co.jp/
【レンタル会議室探すならアットビジネスセンター】
http://abc-kaigishitsu.com/
【インスクエア公式サポーター 営業支援担当（株）東京事務所】
http://www.tokyojimusyo.com/
【ビジネスコンテンツアグリゲーション（株）ＰＤＢマーケティング】
http://www.p-db-m.com/
【インスクエア公式サポーター ＩＴ担当（株）ＣＮＥＴメディアサービス】
http://www.cnet-media.co.jp/
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