バーチャルオフィスのinsquare|TOP > インスクエアメルマガ バックナンバー


TOP >> ;『文書管理にDropboxをおすすめ!』 インスクエア ビジネスニュース Vol.1540

『文書管理にDropboxをおすすめ!』 インスクエア ビジネスニュース Vol.1540

■[ インスクエア ビジネスニュース ]━■

 エイジレスな起業支援
 インスクエアが送る【最新!ビジネス情報】
 http://in-sq.com
■━━━━━━[vol.1540]2018/04/17━■

メルマガ無料購読申込はこちら

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
01 本日のコラム -

 文書管理にDropboxをおすすめ!
…………………………………………………
 高野 信彦(株式会社CNETメディアサービス)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Dr.Data データ復旧富山の高野です。こんにちは。

当社ではデータ復旧事業として、壊れてしまった
パソコン、外付ハードディスク、各種メモリーカード
からのデータの復旧を行っています。
データ復旧業者の観点での情報提供をさせていただきます。

今回は「文書管理にDropboxをおすすめ!」
をお届けします。
*Dropboxをすでに使いこなしておられる方は適当に
 流しておいてください。

Dropboxとは、オンラインストレージサービスのひとつです。

お手元にあるPCやスマートフォンの内部ストレージではなく、
インターネット上のクラウド領域に自分専用のスペースを
持って、ファイルを保存できるサービスです。

オンラインストレージサービスは、今回ご紹介する
Dropbox以外にも、下記サービスが展開されています。

・Evernote
・OneDrive
・GoogleDrive
・box

この記事を書くにあたり比較したのはこれだけですが、
他にも多数のサービスがリリースされています。

数あるオンラインストレージサービスのなかで、
Dropboxが特に優れていると感じたのは
スマートフォンアプリケーションの完成度と、
(ユーザインタフェースが理解しやすいと感じました。
 個人の好みという面もあるかもしれませんが・・・)
ドキュメントのスキャン機能の性能の高さです。

これは写真を撮影する感覚で紙の文書をPDFとして
取り込むことができる機能です。
Dropbox以外のものでも同様の機能が実装されている
ものもありますが、文字の認識率とPDFの見易さは
一番だと感じました。

スマートフォンアプリの「作成」メニューから
「ドキュメントをスキャン」を選ぶとカメラアプリが
立ち上がり、紙部分を認識する部分が青色で表示されます。
取り込みたい部分を選ぶことができたら撮影ボタンを
押して保存します。
撮影する場合、少し傾いた状態でもしっかり用紙として
認識してくれます。

作成したPDFはPCでも取り出すことができ、他のユーザと
共有することも可能です。

PC版アプリをPCにインストールすれば、
ファイルエクスプローラからクラウド領域へ簡単に
アクセスできるようになります。

私事で恐縮ですが、自分の子供が小学校に行くようになり、
各種お知らせや活動についてのA4用紙(通称:プリント)
を大量に持って帰ってくるようになりました。

とりあえず毎日綴じて管理しているのですが、PDF化して
クラウド領域に保存しておけば、
ふと「そういえばあの書類なんだったっけ?」などと
思い出した折に、PCの前にいるのであればPCから、
寝入った後でも枕元のスマートフォンで確認することが
可能となります。

また、紙のプリントをスキャンして保存しておけば
紙媒体のほうは廃棄することも可能となります。

ちょっとした利用であれば無料版でも十分ですが、
有料版も用意されています。
Dropbox Pro は個人向け、Dropbox Business は
ビジネス向けでの利用シーンを想定した機能が強化
されています。

・無料版「Dropbox Basic」
 個人向けプランで容量は「2GB」を無料で利用する
 ことができます。

・有料版「Dropbox Pro」
 容量は「1TB (1000GB)」を月額 1200円
 (または年額 12000円)で利用できます。

・ビジネス版「Dropbox Business」
 容量は無制限で使えて、さらに複数人で作業を
 するための機能や各種管理機能が備わっています。
 5人単位での利用で、利用者1人につき月額 1500円と
 なります。
 遠隔削除機能が実装されています。
 例えばノートパソコンなどモバイル端末で Dropbox
 を利用して多くのファイルを同期している状態で
 端末自体が紛失や盗難に遭ってしまった際に
 管理画面から遠隔で削除をすることができます。

Dropboxで各種プリントを読み取ってPDFがたくさん
できるのはいいのですが、PDFファイルに対して
検索するには内部の文書をOCR機能を使って文字化
しておく必要があります。

OCR機能を有したソフトも何個か試してみましたが
どのソフトもまだ認識率が低く、なかなか「これは」と
いうものに出会えていません。
良いものが見つかれば、またご紹介したいと思います。

今のところは、PDFを保存する際のフォルダと
ファイル名で内容が類推できるようにして
対応しています。

ファイル管理をしっかりしておかないと、
「あの文書はどこへやったっけ」が、机の上ではなく
今度はクラウド領域上も起きることとなります。
気をつけていきたいものです。

——————————————————
▼プロフィール:
・氏名:高野 信彦(たかの のぶひこ)
・所属:(株)CNETメディアサービス
    データ復旧事業担当
    Dr.Data データ復旧富山 店長
    http://www.drdata.jp/
——————————————————

関連記事

« 6月 2018 12月 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31