『資料・書類整理、できていますか？』 インスクエア ビジネスニュース Vol.479
■[ インスクエア ビジネスニュース ]━━━━━━━━━━━━━━━━■
世代を超えて起業が日本を元気にする！
エイジレスな起業支援のインスクエアが送る【 最新！ビジネス情報 】
http://in-sq.com
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━[vol.479] 2014/02/27━━■
‥‥◇◆ 目次 ◆◇‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥
01:本日のコラム…『資料・書類整理、できていますか？』
／ 天川 大輔（行政書士 イノベーション経営法務行政書士事務所）
02:インスクエア【夜】の１時間セミナーご案内
平成２５年度と平成２６年度の補助金について、担当者に聞けるイベントです！
03: その他お知らせ
１ インスクエアの最新情報
・サポーターに実演販売プロモーター登場
・インスクエア上野、横浜関内のご案内
━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
01 ┃ 本日のコラム － 『資料・書類整理、できていますか？』
━━┃……………………………………………………………………………………
┃ ／天川 大輔（行政書士 イノベーション経営法務行政書士事務所）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
こんにちは、イノベーション経営法務行政書士事務所の天川です。
今週末はもう3月なんですね（汗）
年度が替わる3月4月は大事に時間を使いたいと思っていても、ついつい気が
付いたらもう5月、というパターンがここ数年の傾向です。。。
事業者だと時間の区切りがつけにくいので、今年こそうまく気持ちを切り替え
ていきたいです。
■最近増えている変わった業務
私の事務所（というか本人？）は少し変わっていますので、書類作成・提出業
務といった典型的な行政書士業務だけではなく、クラインアントの方にとって
少しでもプラスになりそうなことは積極的にどんどん企画提案して、お互いに
とって仕事がやりやすい環境作りを進めています。
そんな中、最近需要があるのがなぜか「資料整理」。
ちょっと規模が大きい会社ですと、3個も5個も10個もライセンス、許認可
を抱えていて、しかもその一つ一つのライセンスから膨大な書類が発生するた
め、一度油断するとあっという間に「何となくまとめたような気がするファイ
ル」だけが積み重なっていき、あっという間に書類は山となります。
そして一度整理の機会を失ってしまうと、後はもうなし崩し的に足し算足し算
の繰り返しで悲惨なことに。
そうなると、事業所さんご本人ももちろん大変ですが、許認可関連の手続のサ
ポートという形で関わる私のような行政書士も中々大変です。
「社長、あの資料が次の決算報告で必要なので、○○日までご準備お願いしま
す」
とお伝えしても、その資料が見つからず手元に届くまで結構時間がかかることも。
考えてみれば、必要な資料をその都度その都度探す労力・時間ほど馬鹿らしい
ものはありません。そこからは全く直接的には売上は生じない、疑いようのな
い非生産的なアクションですから。
それも年に数回同じようなことがあり、しかも毎年毎年同じことを繰り返して
いくとなると、、、これは経営にとって相当なロスなわけです。
■なぜこのようなことが生じるのか？
私のような行政書士という生き物は、主に事業所さんの許認可関連手続を中心
とした行政対応を主な生業としていますので、やや偏った視点からになります
が、資料の管理がうまくいかない原因を考えてみました。
【原因①】全体像が掴めていない
これは結構多い原因です。
自社が持っている許認可のシステム、仕組みがちゃんと理解できておらず、一
つ一つの手続がどのような意味を持っているのか分からないので、どこから手
を付けていいのか分からない、カテゴリー分けしようがない、というものです。
資料だけではなく思考もそうですが、まずは全体像（地図みたいなイメージで
すね）を掴み、それを構成する一つ一つがどのような意味を持っているのか、
どのような位置付けなのかが分かっていないと、枝葉の作業をそれなりに進め
たとしても、結果的には非効率的なことがほとんどです。
一見遠回りのように見えても、まず初めは立ち止まって、理解する時間、整理
のための整理をする時間を取るのが大事だと思います。
許認可のシステムの理解については、、、私の事務所では初めにしつこいくらい
説明しますが、ここは不安でしたら顧問の先生に一度聞いてみたら丁寧に説明
してくれるはずです。
【原因②】足し算のみ。引き算ができていない。
不安なので捨てられない、いつか役立つかもしれないからとりあえず残してお
く、というパターンです。
ファッションもそうですが、センスのいい人ほど足しているようで、程よく引
いています。引き算することで、本当に何が大事なのか考え、際立たせるため
です。
資料整理を手伝っていると、またかと思うほど、本当に同じ資料が色んなとこ
ろから何部も出てきます。
気持ちは分かりますし、何でも捨てればいいというわけではありませんが、少
なくとも本当に大事な資料は、自分が認識できる範囲内に留めておいた方がい
いと思います。
【原因③】担当者がよく変わってしまう。
ちょっと大き目な事業所さんで多いのですが、2～3年ごとに人事異動があり、
資料管理ノウハウ等がうまく引き継がれていない、というケースです。
ただ、これは資料整理の方法・マニュアルさえ整えてしまえば解決するので、
その機会を持つことができるかどうか次第です。
【原因④】保有している許認可の手続時期が区々である。
許認可特有の理由になってしまいますが、いくつも許認可を持っていると、一
つ一つの手続時期がバラバラなため、整理の機会を失してしまう、ということ
があります。
同じ時期に固まっていればまだ楽なのですが、同じ決算報告でも、決算月から
3か月以内もしくは4か月以内、決算月にかかわらず7月31日等々許認可に
よってパターンは様々ということがあります。
これも【原因①】の全体像把握と重なりますが、時間的な全体像、1年間の大
まかな必要な手続きの進行表を作るだけでかなり変わってきます。
■ではどうするか
私の事務所では、変に手を入れて頂くことなく、資料をそのまままずは送って
もらいます。予想に反して段ボール箱が3箱も4箱も届く、ということもあり
ます。
ただ、やることはいたって単純で、大きくは2つ。
一つ目は、大分類・中分類・小分類の3階層くらいにカテゴリー分けします。
3分類以上は整理に時間をとられ過ぎ業務効率が落ちるので、あまりお勧めは
していません。
ただ、どのようなカテゴリーに分ければ後々もうまく資料管理をし続けられる
のか、色々なパターンを検討します。
二つ目は、A4一枚に、整理した資料の関係等をまとめたマップと、時系列に
沿ったスケジュール表を作ること。迷ったらここに戻るというような拠り所を
作ります。
これはカラフルに色を使って、ビジュアル的に把握できるようにします。
この2点が終わったらあとは、色々な色のファイルやインデックスシール等を
使ってひたすら書類の精査、取捨選択、並び替え。
そして、できれば同じものを二つ作って、今後も同じ資料をお互いの手元にお
いて電話等でもスムーズに打ち合わせができるようにしておきます。
一度思い切って時間を取って整理すると、これまでいかに無駄が多かったか分
かりますし、精神的なモヤモヤが晴れて気持ち良く仕事できます。
—————————————————————-
▼プロフィール：
・氏名：天川 大輔（あまかわ だいすけ） 36歳
・出身：広島県広島市
・出身高校／大学：修道高校／同志社大学法学部／広島大学大学院法務研究科
・所属：イノベーション経営法務行政書士事務所
【事務所総合HP】http://www.keieihoumu.com/
【創業支援FB】https://www.facebook.com/sougyoukigyou
・経歴：アパレル販売、経営コンサルタント会社勤務を経て税理士法人、行政
書士法人で実績を積み、独立に至る。
専門分野は「医療法・薬事法」、「建設業法」。
・趣味：バイク、楽器（サックス）演奏、ジャズ鑑賞、街歩き
・告知：平成26年3月27日（木）に「医療法人設立・運営セミナー」を行います
https://www.keieihoumu.com/140327seminar_2.jpg
—————————————————————-
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
02 ┃インスクエア【夜】の1時間セミナー開催
┃平成２５年度と平成２６年度の補助金について、担当者に直接
┃聞けるイベントです！
━━┃…………………………………………………………………………………
┃ インスクエア特典：インスクエア会員【無料ご招待】
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
インスクエア恒例 【夜】の1時間セミナーです。
補助金について、普段から持っている質問や具体的な相談を直接聞いてしまお
うというこの企画。
今回の講師は、関係部署のご担当者様をお招きしました。
さあ【夜】たったの1時間なんでも聞いちゃいましょう。
【インスクエア夜の1時間セミナーご案内】
日時：2014年3月5日（水）18：00～19：00
会場：アットビジネスセンター 池袋駅前（池袋駅徒歩１分）
講師：スペシャルゲスト
経済産業省 関東経済産業局 地域経済部 地域振興課 ご担当者様
定員：30名
参加料：一般参加者1,000円【インスクエア会員・メルマガ会員無料】
※申し込みはこちら⇒ http://in-sq.com/other/schedule.html
メルマガ会員の方は、クーポンコード『補助金』を必ず入力してください。
【内容】
・平成25年度補正予算及び平成26年度予算 経済産業省 施策説明
※申し込みはこちら⇒ http://in-sq.com/other/schedule.html
——————————————————————-
━━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
03 ┃ その他のお知らせ
━━┃……………………………………………………………………………………
┃ 1. インスクエア最新情報
┃ ２. インスクエア上野、横浜関内のお知らせ
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
≪インスクエア最新情報≫
□ サポーターに目利きリスト登場 □
インスクエアには、サポーターという組織があるのをご存知ですか？
めったに出会えないその道のプロに相談できる出会いを作ります。
今回は「TVショッピングのプロ 目利き人」です。
「目利きリスト」ってなんだ？って思われる方どうぞこちらのレポートを
ご覧ください。
≪インスクエア上野、横浜関内のお知らせ≫
横浜エリアのビジネスゾーン関内に『インスクエア横浜関内』
上野駅近く不忍の池を見下ろす絶好のビジネス環境に
『インスクエア上野』がオープン。
この二つの施設には初の試み盛りだくさん
いままでのレンタルオフィスの感覚を覆すコストパフォーマンスです。
ワンランク上の大人のデザインなのに超格安
横浜関内 http://in-sq.com/kannai/index.html
上野 http://in-sq.com/ueno/index.html
窓面が多い大型施設 抜群の明るさ
低価格ハイグレードのコストパフォーマンス
Ｗ１４００の大型デスクでゆったり執務
※ただ今オープンキャンペーンを実施しています。【無料特典】多数あります
この機会に是非見学にお越しください
お問い合わせは、０３－６８６８－４３４４ まで。
★インスクエア 関連WEBサイト★
【インスクエア池袋公式サイト】
http://in-sq.com/index.html
【オフィス探しのポ－タルサイト】
http://www.at-office.co.jp/
【レンタル会議室探すならアットビジネスセンター】
http://abc-kaigishitsu.com/
【インスクエア公式サポーター 営業支援担当（株）東京事務所】
http://www.tokyojimusyo.com/
【ビジネスコンテンツアグリゲーション（株）ＰＤＢマーケティング】
http://www.p-db-m.com/
【インスクエア公式サポーター ＩＴ担当（株）ＣＮＥＴメディアサービス】
http://www.cnet-media.co.jp/
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■
インスクエアでは、世代を超えたビジネス情報・国境を超えた
アジア最新情報、営業支援情報など有益なビジネス情報をお届けいたします。
メルマガ購読申込はこちら http://melmaga.in-sq.net/
バックナンバーもございます
┏━━┓━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃＼／┃本メルマガへのご意見・ご感想・ご質問はこちらまで
┗━━┛ ->> info@in-sq.com
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
このメールは送信専用メールアドレスから配信されています。
ご返信いただいてもお答えできませんのでご了承ください。
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■
【インスクエア運営事務局】
株式会社アットオフィス
e-mail: info@in-sq.com URL: http://in-sq.com/index.html
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■
無断での複製、転載を禁じます。本情報は、情報の提供のみを目的に作成され
たものであり、何らかの行動を勧誘するものではありません。また、本情報は、
信頼できると思われる情報に基づいて作成されていますが、弊社は、その正確
性を保証するものではありません。
Copyright(C) at-office co.ltd. All Rights Reserved.
